Office manager /
project assistant
Reach For More is op zoek naar een office manager met een passie voor unieke events en projecten die ook als project assistant ondersteuning biedt.
apply for this job apply for this jobscroll down
WHO WE ARE
Binnen en buiten België zijn we de go-to partner voor eventproductie en projectmanagement. Geen uitdaging is ons te groot. Samen vertalen we creatieve plannen en technische vraagstukken in vlekkeloze producties. Van brand activations en corporate events tot liveshows en culturele initiatieven: wij leiden alles in goede banen.
Ons dynamische team bestaat uit ervaren medewerkers, elk met een specifieke kennis en expertise. Wat ons verbindt, is een uitzonderlijk oog voor detail, een onuitputtelijke dosis energie en een ontembaar enthousiasme. Samen leggen we de lat hoger, om de doelstellingen van onze klanten te overstijgen.
Als onderdeel van onze groei zijn we op zoek naar een office manager met een passie voor unieke events en projecten die ook als project assistant ondersteuning biedt.
WHAT YOU'LL DO
Samen met ons zorg je ervoor dat ons kantoor in Gent op rolletjes loopt en ondersteun je ons team van enthousiaste professionals. Elke dag is anders en je werkzaamheden zijn veelzijdig, dus ideaal voor een georganiseerde duizendpoot met een talent voor structuur en oog voor detail.
Als office manager breng je structuur en ben je medeverantwoordelijk voor onze dagelijkse werking:
• Opstellen en opvolgen van de interne en externe planningen aan de hand van onze planningstool;
• Contact opnemen en onderhouden met onze freelancers en studenten;
• Opstellen en uitsturen van briefings volgens bestaande templates;
• Opstellen van offertes en facturen binnen Teamleader;
• Het contact met onze klanten, een bonte verzameling van creatieve project
agencies, overheden en festivalorganisaties.
• Overzicht creëren en behouden van de lopende zaken en benodigdheden:
agenda’s, onderhoud wagenpark en andere materialen, stock,…
• Organiseren van opleidingen voor het interne en externe team;
• Monitoren van de werkuren, onkosten, en praktische afspraken met onze
klanten.
Als project assistant sta je jouw collega’s bij tijdens de voorbereidingen van grotere projecten:
• Algemene administratieve ondersteuning van projecten;
• Vergunningstrajecten (indien van toepassing);
• Ondersteuning tijdens de offerte- en onderzoeksfase van een project;
• Tijdens drukke periodes ben je het aanspreekpunt voor de collega’s in
verband met op- en afbouwplanningen en beschikbaarheden van de
medewerkers.
WHO YOU ARE
- Je bent in het bezit van een bachelor diploma;
- Je hebt minstens 3 jaar relevante werkervaring;
- Je hebt de nodige communicatieve vaardigheden om onze klanten, partners en medewerkers in het Nederlands, Engels en Frans te woord te staan;
- Je zoekt proactief naar verbeteringen in de workflow en houdt van
aanpakken; - Je bent een krak in Excel en Word;
- Je beschikt over de nodige dosis assertiviteit;
- Je kan werken tegen strakke deadlines en blijft steeds gefocust;
- Je bent flexibel ingesteld. Sporadisch avond- en weekendwerk horen bij de job;
- Je bent beschikbaar vanaf (mid)oktober 2024.
WHAT'S IN IT FOR YOU
- Een voltijds contract van onbepaalde duur zodat je meteen zekerheid hebt;
- Een loon op maat dat jouw ervaring en talenten echt beloont;
- Toffe extra’s zoals maaltijdcheques, laptop, gsm-abonnement én zelfs een fitnessabonnement om fit en energiek te blijven;
- Ruimte voor eigen initiatief en persoonlijke ontwikkeling;
- Een plekje in ons nieuw kantoor, gelegen aan de Muide met een prachtig uitzicht op de Gentse wateren;
- Een team van Reach For More ambassadors die je met plezier introduceren in je nieuwe job;
- Een bijzonder gevarieerde job waarbij je het ene moment op kantoor zit en het andere 'on the field' aan de slag gaat.
reach for
this job?
Wordt deze job de jouwe? Klik op de button en stuur ons je cv en motivatiebrief.
apply now apply now